अगर आपको बीमारी की वजह से काम या कॉलेज से छुट्टी लेनी है, तो English में email बहुत लंबी या बहुत formal नहीं होनी चाहिए। ऐसी email का मकसद बस साफ़-साफ़ बताना होता है कि आप sick हैं, आज काम पर नहीं आ पाएँगे, और ज़रूरत हो तो कब तक unavailable रहेंगे।
Email में क्या कहना चाहिए
एक साधारण sick leave email में आम तौर पर चार बातें होती हैं: आप sick हैं, leave चाहिए, आप कितने समय के लिए unavailable रहेंगे, और अगर जरूरी हो तो कोई update या handover। बहुत ज़्यादा detail देने की जरूरत नहीं है। “I am not feeling well” या “I am sick and unable to come to work today” जैसे वाक्य सीधे और natural लगते हैं।
अगर आप चाहें, तो subject line भी साफ़ रखें। उदाहरण के लिए:
- Subject: Sick Leave Request
- Subject: Sick Leave for Today
- Subject: Leave Request Due to Illness
“Due to illness” थोड़ा formal लगता है, जबकि “sick leave” रोज़मर्रा की office email में काफी common है।
इस्तेमाल करने लायक कुछ common lines
नीचे दिए गए वाक्य sick leave email में naturally काम आते हैं:
- I am not feeling well today.
- I would like to request sick leave for today.
- I am unable to attend work/school today due to illness.
- I will keep you updated if I need more time to recover.
- Please let me know if anything urgent needs my attention.
यहाँ I would like to request एक polite और professional expression है। अगर email बहुत formal नहीं है, तो I want sick leave की बजाय यही ज़्यादा अच्छा लगता है।
एक simple email format
आप अपनी email इस तरह लिख सकते हैं:
> Subject: Sick Leave Request
> Dear [Name],
> I am not feeling well today and would like to request sick leave. I will not be able to come to work today. Please let me know if anything urgent needs my attention.
> Thank you for understanding.
> Regards,
> [Your Name]
यह format short है, साफ़ है, और over-explained नहीं लगता। अगर आप office में काम करते हैं, तो इसी तरह की email काफी रहती है।
अगर आपको एक थोड़ा more professional version चाहिए, तो आप लिख सकते हैं:
> Dear [Manager’s Name],
> I am writing to inform you that I am unwell and unable to attend work today. I request sick leave for [date]. I will update you if my condition requires me to take additional leave.
> Regards,
> [Your Name]
यह version थोड़ा formal है, लेकिन फिर भी natural है।
किन बातों से बचना चाहिए
बहुत बार learners email में ऐसा लिख देते हैं जो सीधे Hindi sentence का word-for-word English बन जाता है। जैसे I am taking sick leave because I am sick technically समझ में आता है, लेकिन awkward और repetitive लगता है। English में better है कि आप एक ही साफ़ लाइन रखें।
इसी तरह, unnecessarily dramatic lines भी avoid करें। I am very very sick and cannot do anything जैसी language email में childish या overdone लग सकती है। Simple, respectful, और calm tone बेहतर रहता है।
अगर आप यह जानना चाहते हैं कि polite English email में कौन-से ready-made phrases काम आते हैं, तो Simple Email लिखने के लिए काम आने वाले English phrases भी देख सकते हैं।
कब थोड़ा detail देना चाहिए
कभी-कभी manager या teacher को यह जानना पड़ता है कि आप आज only one day off ले रहे हैं या आपको अगले दिन भी rest चाहिए। ऐसे में आप बस इतना जोड़ सकते हैं:
- I expect to return tomorrow.
- I will let you know if I need to extend my leave.
- I have informed my team about the pending work.
इन lines से email responsible लगती है, लेकिन फिर भी लंबी नहीं होती। अगर आपको नहीं पता कि tense या time phrase कैसे रखें, तो sentence को extra complicated मत बनाइए—simple present और future reference enough होते हैं।
एक अच्छी sick leave email की पहचान यह है कि reader को तुरंत समझ आ जाए: आप unavailable हैं, कब तक unavailable रह सकते हैं, और क्या ज़रूरी काम के लिए कोई व्यवस्था की गई है। बस इतना काफी है।